文書処理にかかる時間を80%短縮した保険金不正取締局

訴追の際に浪費されていた保管場所、職員の時間、印刷費を節約

マサチューセッツ州保険金不正取締局では、不正が疑われる事例の調査を年間で約4000件も行なっています。同局はこの調査に関わる莫大な量の文書を管理していますが、そのうち80%が紙の文書で、電子化された文書は20%のみです。調査が開始されると、局では紙の文書を束にまとめ、電子文書を印刷します。つまりプロセス全体が紙ベースで行なわれているのです。

「以前は、何千もの文書をコピーしてもらうために、誰かにコピー機の前に張り付いていてもらう必要がありました」と、保険金不正取締局でIT開発マネージャーを務めるIra Dobrow氏は言います。「文書はすべて箱に入れられます。これを誰かが届けてくれないと、調査官は文書を手にすることができません。このプロセスでは1週間も遅れがでることがありました。そのため関係者の誰もが不満を感じていました」。

文書の追跡に時間がかかるため、事例の処理に遅れが生じていました。Dobrow氏は、事例調査プロセスを迅速に行なう方法が必要だと感じ、NintexのパートナーであるKnowledgeLakeにソリューションを依頼しました。

Insurance Fraud Bureauでは、訴追中に浪費される、ストレージ、スタッフの時間及びプリンタのコストを節約できました。
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保険金不正取締局が使用した製品
マサチューセッツ州保険金不正取締局は、不正な保険取引を組織的に根絶するための専門調査機関です。同局は、1990年に署名されたマサチューセッツ州議会の条例により権限が付与されて以来、犯罪捜査を実施し、あてはまる事例については刑事訴追に持ち込んでいます

ビジネスの状況

マサチューセッツ州保険金不正取締局は、顧客である保険会社に代わって事例を調査します。文書箱も含めて非常に多くの紙を使用して手作業で検証するプロセスは、職員の時間を奪い保管場所を必要とするため、大きな問題となっていました。

導入されたソリューション

同局ではNintexを統合することにより、すべての文書をスキャンして電子文書にし、オンラインのライブラリに保存しました。こうして、コピーと印刷のプロセスを自動化しました。

集中化された文書管理ワークフロー

すべての文書をスキャンして電子文書にし、中央のオンライン文書ライブラリに保存しました。また、適切な事例にタグ付けしたことで、それに従って文書が転送されるようになりました。紙の文書を配る必要はもうありません。新しいプロセスによって、それぞれの調査にかかる時間が1週間も短縮されました。オンラインの文書ライブラリの導入により、チームのメンバーは、ビジネス・アプリケーションで調査資料を閲覧できるようになりました。

調査プロセスの自動化により、保険金不正取締局では、コピーや印刷にかかる費用を年間で5,000ドルも節約し、紙の文書を保管する場所も不要になりました。

得られた利益

電子ドキュメント処理時間の80%削減できました
電子文書により処理時間を80%短縮
ドキュメントのルーティング時間を1週間から数週間まで短縮できました
文書の送付時間を最長1週間から数時間にまで短縮
年間約5,000ドルのコピー及び印刷コストを削減できました
コピー費および印刷費を年間で約5,000ドル削減

最初は、SharePointを使うのはちょっと大変ではないかと誰もが感じていたと思います。しかし、Nintexのようなツールが導入されて本当に助かっています。とても使いやすく整った環境の中で問題に対処できるようになりました」

Ira Dobrow氏マサチューセッツ州保険金不正取締局、IT開発マネージャー