Nintexで給与システムを自動化し、紙作業のミスを排除した大学

ワークフローのデジタル化および自動化により紙作業の悪夢を一掃

コペンハーゲンのUniversity College Capital(UCC)大学では、試験監督官に紙のタイムシートと経費報告書への記入を求めていました。またこれらの書類は、管理職から承認を受けるため手渡しで提出されていました。さらに承認後の給与システムへのデータ入力も手作業でした。

「大学の旧システムは、データ入力のミスや署名の抜けが多く、認証がおろそかにされることもあり、記入漏れもありました」と、人事部長のFrank Güsmer氏は語っています。「給与を計算する職員が、書類提出の効率を上げることが難しかったのです」。その結果、試験監督官への給与支払いが数日遅れることがよくあり、大学の人事スタッフは苦情処理や管理上の事後処理に追われていました。

UCCは、デジタルワークフローの自動化で、紙の悪夢を消すことができました
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大学が使用した製品
UCC大学では、毎年 16,000 人以上の全日制および夜間課程の学生を対象に、教育および職業訓練を行なっているほか、社会人を対象とする専門能力開発コースを開講しています。コペンハーゲンと首都圏に14カ所の拠点を持ち、運営する応用研究施設は高い評価を受けています。

ビジネスの状況

UCC大学での、手作業による紙ベースの給与や経費の報告プロセスは、煩雑な上に非効率的でした。その結果、管理コストが増し、データ品質が低く、サポートへの要求が増大していました。

導入されたソリューション

Nintex Workflowを導入したことで、UCC大学は、手動による給与承認システムを自動化し、給与関連のすべてのワークフローを統合して集中管理できるようになりました。その結果、給与や経費の報告が改善されました。

手作業からNintex Workflowによる自動プロセスへ

Güsmer氏によれば、Nintex Workflowは、まさしくUCC大学が探し求めていたソリューションでした。「Nintexのおかげで、使用者が自分で簡単に給与や経費のデータを入力できるようになりました。このデータは、管理職の承認を受けるため、自動的に送信されます。紙の書類を手渡す必要はもうありません」とGüsmer氏は言います。

Nintex Workflowが導入されて、UCC大学では給与や経費を報告するプロセスの効率が劇的に向上しました。給与の事務作業を自動化したことで、時間給の従業員は給与や払い戻しをすぐに受けとれるようになりました。「人事や会計の管理者が、今では事務作業に追われることがなくなり、重要な業務により多くの時間を割くことができています!」とGüsmer氏は喜んでいます。 また保存された給与関係書類がSharePointに保管されるようになったので、必要なときにいつでも簡単に書類を探し出すことができます。

得られた利益

給与管理のコスト削減
給与管理費用の削減
データ入力時間の短縮
データ入力時間の短縮
データ品質の向上
データ品質の向上
Nintex is both cost-effective and scalable to adapt to our needs in the future.

本大学のプロセスは、長い間、改善する時期を逸していました。しかし選んだソリューションのおかげで、問題は迅速に解決されました。Nintexは費用効率が高く、将来的なニーズにも対応できる拡張性も備わっています」

Frank Güsmer氏University College Capital大学、人事部長