国際的な食品会社での買掛金勘定プロセスの改善

状況

高度にデジタル化された現代の経済であっても、インボイス業務の大部分は、今でも紙ベースで行なわれています。買掛金勘定のシステムは手作業での入力が必要で、このようなプロセス上の障害は、支払いの遅れやミスの原因となりがちです。ある大手食品製造販売会社は、買掛金勘定のプロセスを自動化することにより諸経費を削減しようとしていました。

課題

手作業でのインボイス入力プロセスは、入力に長い時間がかかり、支払いの遅れや誤りの原因となりがちです。このために経営陣は、会社が実際にどれだけの金融上の債務を負っているのか、把握できませんでした。こうした見通しの悪さによって意思決定プロセスが滞り、経営陣の不満は高まるばかりでした。

この国際的な販売会社は、インボイス処理のほか、発信と承認のプロセスを自動化するソリューションを必要としていました。またこのシステムは、Microsoft Office 365と統合する必要がありました。残念なことに、あるソリューション案では、維持に関して10万ドル単位の費用がかかるため、ほかの選択肢を探す必要に迫られていました。

導入されたソリューション

Nintexのパートナーは、SAP Accounts PayableのソリューションをOffice 365と統合するよう提案しました。このパートナーは、Nintex Workflow を使えば、Office 365とシームレスに統合させることで、この会社が必要とする自動化を実現し、次のようなことができると気づいていました。

  • 手作業でのデータ入力を減らすために、郵送またはメールで受領したインボイスをスキャンし、その後信頼度の高いOCRツールを使って、データの抽出と検証を行ないます。
  • インボイスの画像やデータを、IntelliDocX APayを通じてSAPに自動的に送信するように、Nintex Workflowを設定し、SAPで新しいインボイスの取引を作成するとともに、それをSharePointに自動的に保存します。
  • Nintexのワークフローを使用することで、インボイスを世界中にいる適切なユーザーに転送し、従業員がSharePoint上で画像やデータを容易に検証できるとともに、インボイスが適切にコード化されていることを確認できるようになりました。
  • Nintexのワークフローを追加して、重複しているインボイスの検出、発注書や商品の受領の検証、インボイス処理の停止、貸方票の処理を行ないます。

NintexとAPayを組み合わせたソリューションのおかげで、経営陣の望みどおり、SAPとSharePointどちらのダッシュボードもわかりやすくなりました。

得られた利益

経営陣は、新しいダッシュボードを歓迎しています。このダッシュボードにより、意思決定に必要なデータが入手できるようになりました。

食品会社は、新たにソリューションを導入する際のライセンス費用や維持費を年間10万米ドル節約しました。さらにインボイスが迅速に処理されるようになったことで、早期払い割引により多くの額を節約しています。

フリートライアル 

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