ワークフローの自動化によりプロジェクトの追跡と資源配分を改善

状況

ある大手電力会社の内部監査部門は、一貫性を欠く手作業での時間管理プロセスに悩まされ、ワークフローを合理化するソリューションを求めていました。 

課題

プロセスの不明確さが原因で、種々のプロジェクトが乱立し、リスクが増加していました。非常に多くの仕事を抱える従業員は、プロジェクトの優先順位に関して主観的な判断を下し、また複雑で時間を浪費するスプレッドシートを使っているため、何時間もかけて苦労しながら報告書を作成していました。

手作業によるミスの発生リスクも高くなっていました。時間入力スプレッドシートのデータが正確でなければ、内部監査部門は信頼の置ける監査規準を定めることができません。この部門は、次のことを実現するソリューションを必要としていました。

  • プロジェクトの時間管理のためにワークフローの効率化を推進
  • プロジェクレベルおよび管理者レベルでのビジネス・インテリジェンス・レポートの提供
  • プロジェクト間での資源配分の改善

導入されたソリューション

この部門はNintexのパートナーに相談し、Nintex FormsNintex Workflowを使用して、プロジェクトベースでの時間入力スプレッドシートを構築しました。スプレッドシートは使いやすく、直感的に報告することが可能です。

プロジェクト情報が予め入力されたNintex Formsのフォームが作成されました。またNintex Workflowにより、タイムシートのデータはSQLデータベースにパースされます。SQL報告サービスとExcelのビジネス・インテリジェンスはこのデータを利用してチームリーダー用に以下の報告書を作成します。

  • プロジェクトごとの月次報告書
  • 個人ごと、プロジェクトごとの全作業記録
  • 請求可能時間と請求不可能時間との比較
  • 残業報告書
  • Mプロジェクトごとの毎月の総顧客時間

得られた利益

内部監査チームは、自動報告機能が新たに導入され、時間入力が容易になったことを、大いに歓迎しています。 

このソリューションによりワークフローが合理化され、圧倒されそうに思われた仕事が削減されました。Nintex FormsとNintex Workflowによって設計された単純なソリューションによって新たな洗練されたツールが提供されたため、次のことが実現しました。

  • 時間管理:監査チームのリーダーは、各自が順調に業務を進めていることを確認するため、毎週の業務を調べることができます。
  • 資源管理:資源の配分や活用に関する報告から、従業員が多すぎたり少なすぎたりする部署について現実的に把握できます。
  • リスクマネジメント:チームリーダーは、プロジェクトの日程や予算に影響を及ぼすリスク、問題、遅延をすぐに発見できます。
  • プロジェクト管理:監査チームのリーダーは、プロジェクトの進捗状況やすでに下された重要な決定事項を全体的に確認しながら、プロジェクトに関する有意義な決定を下せます。

フリートライアル 

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