SharePointサイトのプロビジョニングを自動化することで研修方法を改善

状況

医療業界は、従業員が新しい方法、規制、会社のポリシーについて常に知っておくために、継続的な教育と研修を必要としています。ある医療保険会社は、各クラスにコラボレーション・サイトを追加することにより、研修をモダナイズすると決めました。その試験プログラムでは、Microsoft SharePointコミュニティサイトのテンプレートを使用し、手作業でウェブ部分を追加することで、学習管理システム(LMS)を統合していました。 

課題

この試験プログラムは非常に大きな成功を収めましたが、さまざまな問題の原因にもなりました。手作業のプロセスは、コースの分量に合わせた拡張や縮小ができません。サイトの承認プロセスは非常に時間がかかり、承認者の受信トレイにはサイト要求が手付かずのままになっています。コラボレーション・サイトの本格的な導入の前に、プロビジョニングのプロセスを自動化して、次のことを可能にする必要がありました。

  • 中核となるプラットフォームであるSharePointとの統合
  • 研修部門のLMSとの統合
  • コラボレーション・サイトでの自動削除とコンテンツ保管
  • サイト要求の自動承認
  • 技術面に明るくないユーザーでも容易に維持管理ができるサイトの開設
  • クラスの規模や現在の受講者の総人数など主要な指標に関する報告機能の搭載

導入されたソリューション

Nintexのパートナーは、プロビジョニングのプロセスを自動化するため、SharePointの2つのリストと一連のワークフローをリンクさせました。これには、次のような利点があります。

  • サイト要求リストで、クラスの新しいコラボレーション・サイトでのすべての要求を把握します。
  • それぞれの要求により、研修部門の職員やマネージャーに対する承認プロセスが開始されます。承認が通ると、分岐ワークフローが、2種類のサイト・テンプレートのいずれかに基づいて自動的にコラボレーション・サイトを作成し、受講者、ファシリテーターなどサイトのメンバーを、許可された適切なグループに追加します。
  • ワークフローにより、新しいサイトがコラボレーション・サイトのリストに追加されます。
  • コラボレーション・サイトのリストによって、クラスのファシリテーター用に使いやすい管理ポータルが開設されます。サイトを選択するだけで、アイテムのプロパティのページが表示されるので、ファシリテーターは1つのページ上で重要な設定をすべて管理できます。受講者やサイトのメンバーを新たに追加したり、サイトの開始・削除・保管を行なったりすることができます。
  • 人手によらずにワークフローによりアクションを終了できます。また、ファシリテーターが実行できるアクションを、実際に必要なものだけに絞り込むことができます。
  • コラボレーション・サイトのリストを一覧するだけで、部門のスタッフはどのサイトが稼働中かを確認できます。
  • 報告ワークフローでは、全体的に重要な指標を収集するためにコラボレーション・サイトのリストを使用しています。このような指標には、システム内の受講者の総人数、実際の受講者の総人数、ファシリテーター1人あたりの平均サイト数などが含まれます。

得られた利益

サイトのプロビジョニングや承認プロセスが自動化されたことで、不慣れな人でも容易にサイトのメンテナンスができるようになり、研修スタッフが情報に基づいて決定を下すのに役立つ報告機能が設置されました。研修部門では、すぐに次のような成果が生じています。 

  • 人件費が劇的に削減されました。手作業での設定やエラーに対するトラブルシューティングはもう必要ありません。
  • サイトを作成するのに30分から60分かかっていたのが、1分未満に短縮されました。
  • 容易で迅速なサイト承認プロセスを実現しました。
  • 以前には収集できなかった重要な指標に関する報告が行なわれるようになりました。
  • すべての稼働中のサイトにアクセスしやすくなりました。
  • 不慣れなサイト管理者がとれるアクションを制限することでセキュリティが改善しました。
  • システムを利用するのに必要な研修が削減されました。
  • 保管システムが自動化されたことで、システム資源を効率的に使用できるようになりました。

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