登録ワークフローの自動化による時間節約とパターン把握

状況

履修単位登録を紙で行なうことへの不満は、学生からいつも耳にします。履修科目を変更するには、正しい書類を印刷し、適切な教員や指導員のところに提出して承認をもらい、その書類を手にキャンパスを横切って登録窓口まで戻って行かなければなりません。その後で管理スタッフは、その書類をまた、手作業による一連の承認プロセスに回します。当然のことながら、このリレーの最中に書類がなくなることもあります。プロセスがはっきり決まっていないので、スタッフが重要な承認を見落としてしまい、奨学金の給付や貸与に関する遵守義務を守れないということも起こります。さらに登録事務室は大学の管理部から、予算作成のために正確な履修単位データを提供するようにと、大きな重圧をかけられています。

課題

学生も、教員も、管理者も、システムに関する問題を抱えており、登録事務室ではシステムを変更する必要があると気づいていました。学生にとっての理想は、オンラインで書類を作成できるようになることです。教員や指導員、登録スタッフは、承認を自動化することで、多忙な毎日から解放され、すべて適切な手順で確実に進むようにしたいと考えています。予算作成については、大学の管理部が登録の傾向とパターンに関する明確なデータを必要としています。

この大学は、独自にソリューションを開発しようと試みましたが、大学で作ったSharePointとOracleのシステムを統合したシステムでは、膨大な量の記録が処理できないとわかりました。また、リアルタイムの登録ワークフローには複雑なビジネス・ロジックが必要となります。

導入されたソリューション

Nintexのパートナーは、Nintex FormsとNintex Workflowを使えば問題は解決できるとすぐに気づきました。そこで、Nintex Formsを使用してパフォーマンスを改善しました。そのために実行したのは、必要なデータの入力を求める新しいフォームの作成と、サードパーティ製のデータベースへのリクエストの改良です。このフォームには、その学生の以前の履修履歴などのデータに基づいて、履修できる科目のみが表示されるようになっています。またパートナーはNintexを使用して、学生ごとの以前の履修傾向を分析するフォームも構築しました。

次にパートナーは、Nintexによる複雑な承認ワークフローを作成し、次のような登録スタッフが知っておく必要がある情報をすべて検証できるようにしました。

  • どの教員や指導員が履修変更の承認をしなければならないか。
  • 履修の追加または中止により奨学金の給付や寄付に影響が及ぶか。
  • 学部生の所属学科またはカウンセラーに通知する必要はあるか。

ワークフローの自動化により、必要に応じて承認が転送されるようになり、推測で問題を解決したり、自分の足で出向いたりするようなことがなくなりました。承認が完了すると、登録スタッフには、変更を行なうための通知が届きます。

Nintexのパートナーが示したソリューションにより、大学では以前にはしていなかったことも行なわれています。たとえば、管理部への報告により、予算作成への影響緩和に役立つ、クラスや資源管理のための明確な情報が得られるようになりました。

得られた利益

学生たちは紙の書類がなくなったことを歓迎しています。教員や指導員は、一日のうちで紙の仕事にわずらわされることがほとんどなくなり、学生の履修に関して100%の時間を注ぎ込めるようになりました。大学の管理部では、投資に対して、次のような見返りがあったことにすぐに気がつきました。

  • 履修変更のプロセスにかかる時間が2、3週間から2、3日に短縮されました。
  • 紙を使用しない電子フォームを使用することで、経費節約となりました。
  • 利用できるようになった新たな洞察により、資源の管理が改善されました。

フリートライアル 

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