デジタル承認ワークフローによりハイブリッド環境での給与支払システムを合理化

状況

ニュージーランドの大手建設機械販売会社は、休暇申請と給与支払期間とを一致させる際、この業界ならではの課題に直面していました。

課題

この機械販売会社では400人の従業員が勤務しています。そのうち200人は国内各地の事務所で勤務する事務職員で、あとの200人は、ほとんどの時間を現場から離れた場所で過ごす整備士です。給与計算はすべて2週間ごとの支払サイクルに従う必要があります。従業員が2サイクル以上にわたって休暇を希望する場合、サイクルごとに休暇を申請する必要があります。それぞれの申請書は承認プロセスを通過しますが、一部しか承認されなかった場合は、プロセスを最初からやり直さなければなりません。休暇申請書はSharePoint 上で、個々のリスト項目として提出されます。

人事(HR)部は、申請された期間内に祝日が含まれているかどうか、手作業で計算しなければなりません。承認と計算がすべて完了したところで、人事部は、SharePointから給与支払システムへ、手作業で申請を転送します。その後人事部がSharePointに申請を戻し、各項目の状態を手作業で変更します。エクスポートの途中で新たに休暇申請が提出されると、それもエクスポートされたものとして誤って表示されることがよくありました。

さらにこの会社では、最近Office 365への移行を行なったことで、オンライン業務の部分とオンプレミスのままの部分が同居するハイブリッド環境で業務を行なっていました。情報をオンラインのシステムとオンプレミスのシステムの間で移動させなければならず、Active Directoryフィールドの制約の原因となっていました。

導入されたソリューション

NintexのパートナーはNintex FormsNintex WorkflowNintex Mobileを使用して、休暇申請を行なうワークフローを自動化しました。

  • 従業員はオンライン上で単一のフォームに記入します。そのフォームには休暇の残日数が表示されます。また、最も利用される休暇の種類(年次休暇)がデフォルトで選択できるようになっています。
  • 自動化されたワークフローにより、プロセス全体が合理化され、祝日やさまざまな給与支払期間を計算し、要求を承認プロセスに通せるようになりました。
  • その他のワークフローにより、データは給与支払システムに転送され、休暇申請の状況が更新されます。
  • このソリューションには、必要なフィールド(従業員IDや場所)をAzure Active Directoryで検索するためにカスタマイズされたWeb APIが含まれます。これによりソリューションは、従業員の休暇申請に対して、あらゆる地域の祝日を適用させることができます。
  • Nintex Mobileにより、現場を離れている従業員はモバイルで使用可能なソリューションを利用できます。

得られた利益

このソリューションにより休暇の申請と承認のプロセスが容易に行なえるようになり、時間と費用の節約につながりました。

  • 休暇申請1件の処理に最低40分かかっていた(エクスポートのプロセスは除く)のが、要求1件あたりわずか7分にまで短縮され、年間で286時間の節約となりました。
  • マネージャーの審査時間が15分から2分に短縮されました。
  • Nintex Mobileにより、フォームをモバイルで使用できるようになりました。これは以前には不可能と思われていました。

フリートライアル 

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