文書承認ワークフローの効率性向上とエラーの削減

状況

標的治療薬学を専門とする、あるバイオテック会社では、文書の審査と承認のプロセスに対する不満が高まっていました。審査する人員を増やすには、進行中の審査を一旦停止して再開するか、新しい編集箇所を手作業で集めて照合するかしなければなりません。各チームは、編集や追加が行なわれた重要な箇所を見落としていました。このプロセスが原因となって、使いにくさやエラーに関する大量の苦情が殺到していました。

課題

このバイオテック会社には、急速に変化し、規制が厳しいこの業界の性質に対応するための、タイムリーで正確な審査プロセスが必要でした。審査と承認に関する新たなワークフローでは、次のことを実現する必要がありました。

  • すでに進行中の審査を進めながら、動的にユーザーを追加する。
  • 完了した審査の日時を特定する。
  • 進行中の審査の期限の日時を変更する。
  • 長期にわたる審査の間、1つの業務に対して複数のリマインダーの発信予定を立てる。
  • 規模の大きな審査を、複数の、短い審査サイクルに分割する。
  • 業務の割り当て、委任、不必要になった業務、期限日時の変更に関する電子メールを送信する。
  • 審査の承認、否認、タイムラインを追跡して報告を行なう。

導入されたソリューション

Nintexのパートナーはまず、Nintexを使用してSharePointのワークフローを構築し、チームがプロセスをより良く管理できるようにしました。

  • 文書ライブラリに通じる第一のワークフローは、コントローラー・ワークフローの役割を果たします。これはステートマシン・ワークフローで、長期にわたる事業プロセスを管理し、プロセスが中断した場合にワークフローをリスタートさせる信頼性の高い機能を提供するには理想的です。
  • 文書ライブラリに通じる第二のワークフローにより、ユーザーに対して審査業務を作成します。第一ワークフローは、最初の審査業務を作成するために、この第二ワークフローを呼び出します。またユーザーは、審査への参加者を動的に追加したい場合に第二ワークフローを呼び出します。
  • 業務リストに通じるワークフローにより、業務を改めて割り当てます。
  • サイト・ワークフローにより、業務リストを完了します。

得られた利益

この新しいSharePointのワークフローにより、動きの激しい社内のビジネス環境に対するニーズが、次のような形で満たされました。 

  • マネージャーは、審査者を追加するために、審査を中断し、再開させる必要がなくなりました。
  • 審査者は、1つの業務の審査と承認を、2度、3度と繰り返す必要がなくなりました。
  • 審査者は、審査が進行中でも、期限の日時を変更できるようになり、新しい時間フィールドからタイムラインを追跡できるように改善されました。
  • プロセスが効率化されたことで、時間と費用が節約されました。
  • ソリューションの導入により、審査やフィードバックの正確性が向上しました。
  • 不満を抱くユーザーからの苦情が経営陣に届くことがなくなり、プロセスの使いやすさ、正確性、全体的な満足度が改善されました。

フリートライアル 

Nintexのプラットフォームを試すことで、時間と費用が節約できることが、すぐにわかります。今すぐ、ワークフローを 作成してみてください。

デモの予約

ワークフローが簡単に 作成できることを、Nintexのデモストレーションで知ってください。

お問い合わせ

プロセス自動化の準備、出来ていますか?Nintexで、速い、測定可能なROIを実現してください。