ワークフローの自動化によりリスクを軽減したメディア会社

状況

通信関連業界の会社ならどこでもそうですが、ラジオ放送フランチャイズも、従業員の雇用や情報開示など、さまざまな分野に関する規制に従わなければなりません。このフランチャイズでは、紙ベースでプロセスを進めているため、長い書式を何度もコピーしたり、承認までに時間がかかったり、書類を紛失したりすることがありました。また複雑なプロセスが原因で、会社の生産性が低下し経営資源も減少していました。 

課題

この会社では、人事や雇用に関する記録管理にERPシステムを使用しています。またSharePointのシステムも使用していますが、こちらはアップデートが必要な時期を迎えていました。人事やERPプロセスを支援するために細かくカスタマイズされたSharePointのワークフローが数百種類もあり、IT部門ではうまく移行できないのではないかと懸念しています。しかし、古くなった既存のワークフローが障害になっていることには気がついています。

この会社の経営陣は、維持管理を容易にするため、ワークフローの合理化と集中化を可能にするソリューションを探していました。さらに、従業員の記録のプライバシーや完全性を損ねることなく、同じように容易に既存のERPシステムと統合することを求めていました。

導入されたソリューション

Nintexのパートナーがこの難題に取り組みました。まず、この会社の既存のワークフローを合理化するため、数百から20未満にまで数を減らしました。パートナーは、Nintex WorkflowとNintex Formsを使用すれば、カスタムコードは必要なくなり、ほとんどメンテナンスを必要としない、柔軟性のあるソリューションを構築できることを経験的に知っています。 

  • 直感的なインターフェースを持ったフォームを作成します。
  • ワークフローは、既存のERPシステムから、部門・場所・管理者などの情報を引き出すようになっています。こうすることで、フォームへの記入や適切な承認者への転送を容易に行なえます。
  • このソリューションでは、フォームが承認プロセスを終了すると、データや時間、コンプライアンスの種類などの関連情報がERPシステムにも記録されます。
  • 手作業でデータを入力する必要がなくなります。
  • 経営陣は単一の報告用プラットフォームを見られるようになります。ここには、従業員がコンプライアンス基準を遵守していることを確認するために必要なすべての情報が含まれています。

得られた利益

今では経営陣は、従業員の規制遵守や社内コンプライアンスの状況を容易に監視できるようになりました。また、次のことが実現しました。 

  • コンプライアンス問題を速やかに把握し、コンプライアンスに関する訴訟リスクが低下しました。
  • 個々の従業員について責任およびセルフサービスのレベルを表示するダッシュボードを使用し、コンプライアンス維持に役立てています。
  • オンラインフォームの導入により、相当な時間が節約されました。

最終的には、このソリューションの導入が成功を収めたことにより、社内全体でのIT資産管理やリスクマネジメントなど、その他のケースでもワークフロー自動化への道が開かれました。

フリートライアル 

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